Wir begleiten Sie von der ersten Idee bis zur erfolgreichen Durchführung Ihrer Veranstaltung. Als erfahrenes PCO‑Team übernehmen wir Planung, Organisation und Umsetzung aller Schritte – damit Sie sich ganz auf Ihre Inhalte konzentrieren können.
Die Congress Partners Mainz sind Ihr erfahrener Professional Congress Organizer (PCO) für erfolgreiche Tagungen, Kongresse und wissenschaftliche Veranstaltungen in Mainz. Als gemeinsames Experten‑Team von mainzplus und der Kongressagentur wikonect bündeln wir langjährige Erfahrung, umfassendes Fachwissen und ein starkes Netzwerk, um Veranstaltungen jeder Größenordnung professionell zu planen und durchzuführen.
Unser Fokus liegt auf der zuverlässigen Organisation anspruchsvoller Formate – insbesondere wissenschaftlicher Kongresse, die eigene Anforderungen, Abläufe und Regeln mitbringen. Wir kennen die Besonderheiten dieses Veranstaltungssegments genau und unterstützen Sie mit strukturierten Prozessen, modernen Tools und persönlicher Betreuung bei jedem Schritt Ihrer Veranstaltung.
Mit den Congress Partners Mainz erhalten Sie Full‑Service aus einer Hand: von der Teilnehmerverwaltung über die Ausstellerkoordination bis hin zu Logistik, Technik und nachhaltigen Eventkonzepten. Unser Anspruch ist es, Ihnen die gesamte organisatorische Last abzunehmen – für einen reibungslosen Ablauf und ein professionelles Veranstaltungserlebnis.
Sie kümmern sich um die Inhalte, wir erledigen den Rest.
Unsere Projektleiter:innen koordinieren alle Gewerke, Dienstleistenden und Abläufe Ihres Kongresses – von der ersten Planung bis zur Nachbereitung. Wir überwachen Logistik, Timings, Personal, Budgets und stellen sicher, dass jedes Detail sitzt
Wir übernehmen die vollständige Verwaltung Ihrer Teilnehmenden – inklusive Adressverwaltung, Online‑ und Vor‑Ort‑Registrierung, Rechnungsabwicklung und Teilnehmerverzeichnissen. Damit sorgen wir für einen reibungslosen Ablauf und entlasten Ihr Team erheblich.
Von der ersten Einladung über die gesamte Korrespondenz bis hin zu Hotelbuchungen, Transfers sowie Honorar‑ und Reisekostenabrechnungen – wir übernehmen alle organisatorischen Schritte rund um Ihre Referent:innen.
Wir koordinieren Ausstellende und Sponsoren – von Einladung und Anmeldung über Standplanung, Messebau und Exponateinlagerung bis hin zur Sponsorengewinnung und Budgetüberwachung. Ihr Vorteil: ein professionell organisierter Ausstellungsbereich mit klaren Prozessen und direkter Ansprechpartnerstruktur.
Wir übernehmen Budgetkalkulation, Vorfinanzierung und wirtschaftliche Abwicklung Ihres Kongresses. Nach dem Event erfolgt eine prüfgerechte Abrechnung mit allen Belegen. Profitieren Sie von klaren Prozessen und finanzieller Sicherheit – insbesondere für wissenschaftliche und medizinische Kongresse.
Wir finden die passende Location in Mainz – z. B. Rheingoldhalle, Kurfürstliches Schloss oder weitere Veranstaltungsorte – und übernehmen Logistik, Produktionsplanung und die gesamte Vor‑Ort‑Koordination.
Wir verwalten Zimmerkontingente, richten Abrufkontingente ein, stellen Buchungslinks bereit und stimmen uns kontinuierlich mit den Mainzer Hotels ab. Ideal für nationale und internationale Kongresse mit hohem Reiseaufkommen.
Unsere Teams kümmern sich um Ton‑, Licht‑, Medien‑ und IT‑Technik sowie Bühnenbau, Dekoration und hybride Lösungen. Zusätzlich bieten wir professionelle Live‑Streams, On‑Demand‑Produktionen und digitale Plattformen für virtuelle Kongresse.
Wir erstellen Inhalte (Text, Foto, Video, Bewegtbild) für Marketing, Social Media und Präsentationen. Unsere Medienexpert:innen übernehmen außerdem Pressearbeit, Anzeigenplatzierungen und Sichtbarkeitskampagnen in relevanten Fachmedien.
Egal ob Get‑together, Galaabend, Stadtführung oder Museumsbesuch – wir planen ein vielseitiges Rahmenprogramm und achten dabei auf Compliance‑ und Kodex‑Vorgaben, insbesondere im medizinischen Bereich.
Für medizinische Kongresse übernehmen wir die Zertifizierungsanträge bei Landesärztekammern und organisieren die CME‑Punkte‑Buchung nach Veranstaltungsende.
Unser Tagungsbüro ist zentrale Anlaufstelle für Teilnehmende, Referent:innen und Ausstellende – inklusive Vor‑Ort‑Registrierung, Infodesk und VIP‑Betreuung.
Alle Informationen zu unseren Full Service-Dienstleistungen finden Sie in unserem digitalen Booklet:
Veranstalter:innen schätzen unsere verlässliche Zusammenarbeit, unsere Nähe, unser Engagement. Immer wieder bestätigen Kongresspräsident:innen, wie sehr sie sich durch die Congress Partners Mainz entlastet und unterstützt fühlen – fachlich, menschlich und organisatorisch:
„Als Kongresspräsident des EWALT Kongresses sowie Leberkongresses wurde mir dank der guten Betreuung und den umfangreichen Service-Dienstleistungen der Congress Partners Mainz viel Arbeit abgenommen, sodass ich mich vollkommen auf meine Kernkompetenzen und die fachliche sowie inhaltliche Gestaltung konzentrieren konnte. Alle Aufgaben, die die Organisation und Durchführung der Veranstaltung betreffen, wurden von den Partnern vor Ort erledigt.“
- Univ. Prof. Dr. med. Hauke Lang
Direktor der Klinik für Allgemein-, Viszeral- und Transplantationschirurgie, Universitätsmedizin Mainz
"Bereits zum 21. Mal führen wir im Jahr 2024 gemeinsam mit mainzplus [...] und wikonect das CIMT Annual Meeting in Mainz durch. Die Congress Partners Mainz sind von Anfang an in den Planungsprozess eingebunden und begleiten Full-Service-Dienstleistungen wie beispielsweise die Teilnehmerregistrierung, Aussteller- und Referentenbetreuung bis hin zur Hotelzimmervermittlung der einzelnen Teilnehmenden. Hierbei steht die partnerschaftliche und transparante Zusammenarbeit im Vordergrund."
- Christine Castle
Managing Directer, Association for Cancer Immunotherapy CIMT
Unser Team unterstützt Sie gerne bei Konzeption, Planung und Durchführung.
